Visual Management: cinco sencillos pasos para empezar

Los gerentes de línea toman una gran cantidad de decisiones todos los días que determinan el éxito de su producción. Visual Management es una herramienta para orientar su planta a la mejora continua, que puede ayudar a gestionar y optimizar ese éxito. Visual Management puede mostrar dónde se encuentra y dónde se supone que debe estar. También ayudará a un operador que no trabaja en el embalaje a poder acercarse y comprender de inmediato el estado de la línea. Los cinco pasos que puede seguir para configurar Visual Management para su línea de envasado incluyen:

• Elija cómo presentar los datos
• Priorice las mejores métricas
• Defina y proteja sus datos
• Declare la propiedad de sus datos
• Use contramedidas

El conocimiento es poder, por lo que obtener acceso a sus datos y usarlos para mejorar sus procesos de producción puede resultar invaluable, pero comenzar puede parecer una tarea desalentadora. En este artículo, aprenderá sobre los cinco pasos que puede seguir para configurar Visual Management para su línea de envasado.

1. Elige cómo presentar tus datos

Crear buenos tableros de control requiere reflexión. Debe pensar en lo que sus operadores quieren ver primero, lo que necesitan ver de manera más prominente y cómo los datos se verán más atractivos. Pero tenga esto en cuenta, no desea que los operadores se centren demasiado en un tablero llamativo, desea que se centren en sus objetivos. Esto significa que su tablero de Visual Management debe ser informativo y fácil de entender. Encontrar ese equilibrio es difícil, pero vale la pena.

2. Prioriza las mejores métricas

Las preguntas comunes que los gerentes de líneas de empaque se hacen a diario incluyen: “¿Alcanzamos nuestro objetivo de turno? ¿Alcanzamos nuestro objetivo de envío diario?” Ambas preguntas se pueden responder utilizando Visual Management.

Para empezar, defina sus métricas más importantes. Esto le ayuda a comprender y determinar qué datos son más valiosos. Algunas métricas incluyen los cambios de costo, calidad, seguridad y entrega al negocio. Todas estas métricas están vinculadas, pero algunas (nivel de calidad, rendimiento de primer paso, entrega a los clientes) son extremadamente importantes y deben priorizarse primero. Una vez que haya determinado qué métricas son más importantes para su línea, asegúrese de realizar un seguimiento de lo que usted y la administración también están siendo medidos.

Tenga en cuenta que, si bien sus objetivos cambiarán con el tiempo, también deberían hacerlo sus métricas. Esto significa que Visual Management debe tratarse como un documento vivo: siempre tendrá que estar preparado para el cambio.

3. Define y protege tus datos

Definir y recopilar sus datos es algo que no puede dejar hasta el final de la semana, o incluso el final del día. Tiene que hacerlo al final de cada turno. Esto elimina algunos de los datos subjetivos que los gerentes de línea de empaquetado ven en la línea. Hacerlo de inmediato minimiza la oportunidad de conjeturas o errores. Esto se suele hacer escribiendo manualmente sus métricas y viendo dónde se encuentran en comparación con los objetivos proyectados. Idealmente, se busca automatizar esta tarea, pero es mejor recopilar sus datos manualmente que no hacerlo en absoluto.

La automatización de los datos elimina la subjetividad. Algunos podrían argumentar que una vez que alimenta sus datos en un sistema automatizado, no es tan simple para las personas acercarse y cambiar físicamente las métricas. Sin embargo, hay más ventajas y menos inconvenientes para pasar a la electrónica: las métricas se pueden alimentar automáticamente y el sistema puede proporcionar el estado en tiempo real. Lo más importante es que puede confiar en la precisión de los datos y detectar tendencias a lo largo del tiempo para los esfuerzos de mejora continua.

4. Aprópiese de los datos

Asegúrese de que su equipo sepa desde el principio quién es el tomador de decisiones clave y quién es responsable de reportar los datos. Incluso si sus datos se cuentan en cuadrículas de colores, deberá tener estos roles definidos para que la confusión entre los miembros del equipo no supere su sistema de administración visual y confunda las métricas. Y si la recolección de datos del Visual Management está automatizada, puede tomar posesión de los datos sin tener que preocuparse por la tediosa toma de notas o pedir a los operadores actualizaciones continuas que luego necesitaría transmitir a la alta dirección.

5. Use contramedidas

Si nota que sus métricas están bajando (por ejemplo: los números tienden a disminuir, una línea de envasado está caída, algo va mal), Visual Management le permite implementar contramedidas para realizar correcciones a corto plazo. En general, las contramedidas propuestas no provendrán de los operadores que recopilan los datos, sino del gerente de línea. Además, una contramedida debe ser lo suficientemente efectiva como para garantizar que el problema no afecte a los objetivos diarios. Por ejemplo, si el Visual Management muestra que un equipo en la línea se descompone continuamente, puede ser el momento de un mantenimiento programado con más regularidad o incluso una llamada de servicio.

Tendrá que aprender su sistema y observar lo que está sucediendo métrica por métrica para juzgar mejor la causa raíz de los problemas en la línea de envasado y qué contramedidas deben aplicarse. Documente y realice un seguimiento de estas contramedidas y correcciones a corto plazo para que usted y otros sepan lo que puede necesitar ser cambiado más adelante al crear planes estratégicos más sólidos.

La conclusión es: no puede arreglar lo que no está midiendo. Visual Management le ayuda a medir el progreso de su línea de envasado, le ayuda a solucionar problemas a medida que surgen y le ayuda a cumplir sus objetivos. En muchos casos, las empresas pueden solucionar problemas solo con el acto de medición. ¿Por qué? Finalmente están prestando atención a un problema que nunca supieron que existía. Con Visual Management, tiene mucha más claridad y los gerentes no tienen que depender de conjeturas. En cambio, los gerentes pueden profundizar en la causa raíz de los problemas y aplicar las contramedidas apropiadas de manera rápida y eficiente.